Samenstelling en werkwijze van de commissie
Op grond van artikel 4 van de Verordening bezwaarschriften, klachten en administratief beroep provincie Utrecht 2021 (Verordening), worden de voorzitters en andere leden voor ten hoogste vier jaar benoemd, met de mogelijkheid éénmaal te worden herbenoemd. De voorzitter wordt aangewezen door Gedeputeerde Staten. De commissie wijst uit haar midden de plaatsvervangende voorzitters aan.
De commissie bestond op 1 januari 2025 uit de volgende negen externe leden:
mevrouw mr. P. Weggemans (voorzitter)
mevrouw mr. M.G.T. van Leyenhorst-van Leeuwen (plaatsvervangend voorzitter)
de heer mr. B.J.W. Walraven (plaatsvervangend voorzitter)
de heer mr. A.C. van der Gugten (plaatsvervangend voorzitter)
de heer mr. B.C. Knieriem
de heer mr. drs. E.W. ten Heuw
mevrouw prof. mr. E. Steyger
de heer mr. D. Pool
de heer ir. R.M. van der Graaf
De Verordening schrijft voor dat de commissie uit ten minste tien leden bestaat. De commissie bestond in 2025 uit minder leden, maar vanwege het beperkte aantal te behandelen bezwaarschriften en klachten door de commissie is er vooralsnog geen behoefte om nieuwe leden te benoemen.
De klachtprocedure
De overheid is er voor de burger. In contacten tussen de provincie en burgers ontstaat soms ongenoegen bij burgers. Iedere uiting van ongenoegen van een burger kan worden gezien als een klacht waarop door de overheid behoorlijk gereageerd moet worden.
Klachtbehandeling binnen de provincie is op diverse plaatsen belegd. Er wordt onderscheid gemaakt tussen bijvoorbeeld meldingen, vragen en klachten. Op grond van de Verordening adviseert de commissie over klachten die betrekking hebben op Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning. Het betreft klachten die vallen onder hoofdstuk 9 van de Awb.
Op grond van hoofdstuk 9 van de Awb heeft een ieder het recht om over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij dat bestuursorgaan. Ook een gedraging van een persoon, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan, wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan.
In de Verordening staat de klachtprocedure beschreven. Deze procedure komt grotendeels overeen met de bezwaarprocedure, maar kent ook een aantal bijzonderheden.
Eerste stap: het minnelijke traject
Als een klacht wordt ingediend bij de commissie wordt door het secretariaat contact opgenomen met zowel de teamleider van degene over wie wordt geklaagd als met de klager. Onderzocht wordt of de klager openstaat voor een gesprek over de klacht in een minnelijk traject. Als een klager daarvoor openstaat, wordt de teamleider verzocht klager uit te nodigen voor een gesprek om nadere informatie in te winnen over de inhoud en achtergrond van de klacht en te onderzoeken of het mogelijk is het geschil op informele wijze op te lossen. Snel contact opnemen, luisteren en zoeken naar een oplossing zijn belangrijke uitgangspunten bij een informele klachtbehandeling. Daarnaast wordt ook een gesprek gevoerd met de persoon over wie wordt geklaagd. Dit staat in artikel 7 van de Verordening.
Wanneer de klager na dit gesprek aangeeft dat zijn klacht naar tevredenheid is opgelost, wordt de klachtbehandeling beëindigd. Als de klacht na het gesprek niet is opgelost, zal de commissie de klacht verder in behandeling nemen.
Tweede stap: behandeling van de klachten door de commissie
Als de commissie de klacht in behandeling neemt, zal in de meeste gevallen een hoorzitting plaatsvinden. Deze hoorzitting vindt, anders dan bij bezwaarschriften, in beginsel achter gesloten deuren plaats. Het doel van de hoorzitting is om onderzoek te doen naar de klacht en – waar mogelijk – het vertrouwen tussen partijen te herstellen. Klager en de medewerker waarover is geklaagd worden daarom in beginsel in elkaars aanwezigheid gehoord.
De commissie toetst het handelen van de (medewerker van de) provincie waarover geklaagd wordt aan de behoorlijkheidsnormen zoals die door de Nationale ombudsman zijn geformuleerd en worden gehanteerd. Deze behoorlijkheidsnormen zijn eind 2025 geactualiseerd. Vervolgens zal de commissie het bestuursorgaan adviseren over de afhandeling van de klacht. Ook kunnen aanbevelingen gericht op herstel worden gedaan.
Het bestuursorgaan stelt de klager vervolgens in een brief schriftelijk op de hoogte van hun overwegingen en oordeel. De brief wordt opgesteld door de afdeling waar de medewerker waarover is geklaagd, deel van uitmaakt. Een klacht moet op grond van de Awb binnen tien weken worden afgehandeld. Deze termijn kan eenmaal worden verlengd met vier weken.
Als de klacht daarna niet naar tevredenheid is behandeld of opgelost, kan klager een klacht indienen bij de Nationale ombudsman. De Nationale ombudsman kan dan vervolgens een oordeel geven over het voorval en over de klachtbehandeling door de provincie Utrecht.
De uitkomst van de informele aanpak kan zijn dat het bestuursorgaan aan de bezwaarmaker tegemoetkomt en het oorspronkelijke besluit wijzigt, dat de bezwaarmaker zich kan vinden in de (nadere) uitleg van het bestuursorgaan, dat een oplossing wordt gevonden voor de onderliggende reden om bezwaar te maken, of dat het bezwaar doorgaat naar de formele procedure.
In de praktijk blijkt dat in deze eerste stap vaak een oplossing wordt gevonden met als gevolg dat het bezwaar wordt ingetrokken.
Tweede stap: behandeling van bezwaarschriften door de commissie
Als de informele aanpak niet tot een, voor beide partijen, bevredigende oplossing leidt, wordt het bezwaarschrift door de commissie behandeld. Van deze behandeling maakt deel uit dat zowel de bezwaarmaker als het bestuursorgaan de gelegenheid krijgen om het bezwaar en het besluit toe te lichten tijdens een hoorzitting. Ook tijdens de hoorzitting kan nog worden onderzocht of een andere oplossing dan een advies en een beslissing op bezwaar mogelijk is.
Na afloop van de hoorzitting beraadslaagt de commissie achter gesloten deuren over het uit te brengen advies. De commissie stelt het advies vervolgens vast en brengt dit zo spoedig mogelijk uit aan Gedeputeerde Staten. Bij het advies wordt ook een verslag van de hoorzitting gevoegd. Een bezwaarde ontvangt het advies en het verslag van de hoorzitting gelijktijdig met het besluit op bezwaar.
Als bij de behandeling van bezwaarschriften tegen besluiten van de provinciale bestuursorganen een onafhankelijke commissie wordt ingeschakeld is de termijn voor het nemen van een beslissing op het bezwaar twaalf weken. Deze termijn kan eenmalig met zes weken worden verdaagd. Deze termijn kan worden opgeschort gedurende de periode dat minnelijk overleg plaatsvindt. De termijnbewaking en het opschorten van termijnen in verband met overleg vallen onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan.
De beslissing op bezwaar
Bij het uitbrengen van het advies verzoekt de commissie het bestuursorgaan de beslissing op bezwaar mee te delen. Bij het nemen van de beslissing op bezwaar kan het bestuursorgaan afwijken van het advies, maar de Awb bepaalt dat het bestuursorgaan dit goed moet motiveren in de beslissing.
Minnelijk overleg en mediation
Minnelijk overleg wordt door de behandelend ambtenaar gevoerd. De provincie Utrecht beschikt ook over een coördinator Mediation die is aangesloten bij het Mediation Netwerk Midden-Nederland. Minnelijk overleg is niet hetzelfde als mediaton. Van mediation is sprake als een persoon van buiten de organisatie wordt ingeschakeld om te bemiddelen in een lopend geschil. Slechts in een enkel geval wordt een externe mediator ingeschakeld. In 2025 is geen mediation ingezet.
De behandeling van bezwaarschriften
Burgers en bedrijven kunnen in hun belangen worden geraakt door besluiten van de provincie, zowel in positieve als negatieve zin. Omdat wij leven in een rechtsstaat is het in veel gevallen mogelijk om tegen besluiten van de overheid bezwaar te maken.
De bezwaarfase is voor een bezwaarmaker een laagdrempelige manier om grieven tegen een besluit duidelijk te maken. Dat kan relatief snel en eenvoudig. Voor het indienen van een bezwaarschrift is het inschakelen van rechtshulp geen vereiste en aan de behandeling van het bezwaar zijn geen kosten verbonden.
Op grond van artikel 7:11 van de Awb moet het bestuursorgaan het besluit waartegen bezwaar is gemaakt volledig heroverwegen. De beoordeling in bezwaar mag dus niet beperkt blijven tot toetsing van de rechtmatigheid van het bestreden besluit, maar moet, binnen de grenzen van de wet, een volledig nieuwe afweging van belangen zijn. Daarbij moet ook rekening worden gehouden met eventueel gewijzigde omstandigheden. De advisering door de commissie vindt plaats binnen dit kader. Ook de commissie zal in haar advisering het bestreden besluit volledig opnieuw beoordelen op de grondslag van het bezwaar.
Bezwaarschriften bieden de bestuursorganen van de Provincie de mogelijkheid om hun besluiten zorgvuldig te heroverwegen. Ze kunnen hen daarnaast ook wijzen op terugkerende tekortkomingen in de primaire besluitvorming die anders misschien onopgemerkt zouden blijven. Omdat veel bevoegdheden zijn gemandateerd vormt de bezwaarfase een belangrijk moment om de kwaliteit van de oorspronkelijke besluiten te bewaken en waar nodig te verbeteren.
Eerste stap: informele aanpak in bezwaar
Tijdens de gehele bezwaarprocedure, vanaf ontvangst van het bezwaarschrift tot en met het besluit op bezwaar, wordt steeds beoordeeld of het bezwaar op een informele wijze kan worden opgelost. Belangrijke uitgangspunten bij de informele aanpak zijn dat bezwaarmakers met respect behandeld worden, dat zij zich gehoord voelen en dat samen met hen gekeken wordt of er een informele oplossing mogelijk is.
Om die reden is in de Verordening bepaald dat een medewerker binnen één week na ontvangst van het bezwaarschrift contact opneemt met de bezwaarmaker om te vragen of men open staat voor minnelijk overleg over het ingediende bezwaar. Alleen als er overwegende redenen zijn om dit niet te doen, kan daarvan worden afgezien. Als bezwaarmaker daarvoor open staat, zal een gesprek plaatsvinden waarin uitleg over het besluit en het proces wordt gegeven. Ook heeft een bezwaarde de mogelijkheid toe te lichten welke bezwaren hij heeft tegen het besluit en kan worden meegekeken met wat er wel kan.
De werkwijze van de commissie
De commissie is belast met de behandeling van en advisering over:
Bezwaarschriften tegen besluiten van Provinciale Staten, van Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning, met uitzondering van de gevallen genoemd in het derde lid;
Klachten die betrekking hebben op Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning;
Beroepschriften die aan de beslissing van Gedeputeerde Staten zijn onderworpen.
Deze taken zijn vastgelegd in artikel 2 van de Verordening.
Secretariaat
De commissie wordt bijgestaan door twee secretarissen. Het secretariaat wordt ondersteund door een medewerker administratieve ondersteuning. Het secretariaat is ondergebracht bij het team Juridische Zaken. De secretarissen voeren hun werkzaamheden voor de commissie uitsluitend uit onder het gezag van de commissie.