OP TIJD HET GOEDE DOEN

De administratie altijd actueel en bijgewerkt

De jaarrekening kwam vaak onder grote tijdsdruk tot stand, omdat op het laatste moment de administratie moest worden bijgewerkt en de accountant veel vragen had. Er is een belangrijke stap gezet nu we de financiële administratie periodiek afsluiten. Dit zorgt ervoor dat de administratie ook gedurende het jaar bijgewerkt wordt en steeds actueel blijft.

Op dezelfde manier werken

Om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde manier werkt, is het handboek Financiën geactualiseerd. In het handboek zijn de belangrijkste spelregels ten aanzien van het financiële beheer en beleid binnen de provincie Utrecht in beeld gebracht. Met heldere werkinstructies die iedere financial kan nalezen op intranet, is uniform werken beter geborgd.

KOERS HOUDEN EN BLIJVEN VOORUITGAAN

Harry van der Moolen is teamleider financiële administratie bij de provincie Utrecht. Toen hij in september 2020 bij de provincie Utrecht in dienst trad, was het programma Versterken Financiële Functie al flink op stoom. ‘We hebben prettig samengewerkt en ik vond de samenstelling van het programmateam van hoog niveau. Nu is het aan ons om het over te pakken.’

Op tijd vertrekken

‘Het belangrijkste resultaat van het programma? Dat is dat we structuur hebben en volgens een vast stramien werken. Deden we eerst toch een aantal zaken op gevoel en ad hoc, dat is nu wel veranderd. We werken planmatig, hebben periodieke afsluitingen van de financiële administratie, anticiperen beter op de accountantscontroles en hebben een jaarkalender. De mensen in mijn team werkten al wel hard, maar niet altijd op de goede momenten. Wil je ergens op tijd aankomen, dan moet je op tijd vertrekken, is mijn motto. Dus om de jaarrekening op tijd op te leveren, moet je tijdig beginnen en zorgen dat je je administratie het hele jaar bijwerkt en op orde hebt.’

De ramen open zetten

‘Het programma Versterken Financiële Functie heeft ervoor gezorgd dat mijn medewerkers meer inzicht hebben gekregen in hoe de wereld er daarbuiten eigenlijk uitziet. We waren te intern gericht en veel mensen vonden het wel goed zoals het ging, want ja, zo doen we het altijd. Het programma heeft gezorgd voor goede opleidingen om de kennis en kunde van medewerkers te verbeteren en de bewustwording te vergroten. Er is meer samenwerking en de sfeer is positiever. Fouten maken mag, als je er maar van leert en samen wilt werken aan verbeteringen. Nu we de basis grotendeels op orde hebben, kunnen we de ramen openzetten en om ons heen kijken: welke ontwikkelingen zijn er daarbuiten waar wij ons voordeel mee kunnen doen? We zijn inmiddels aan het experimenteren met robotisering. Aan enthousiasme ontbreekt het niet.’

Op koers blijven

‘Ik ben heel tevreden over het programmateam, de aanpak was prettig en de mensen van de financiële administratie hebben, ondanks drukke werkzaamheden, zoveel mogelijk meegewerkt. Het is nu aan de staande organisatie om het stokje van het programmateam over te nemen. Aan ons nu de taak om te zorgen dat we op koers blijven, misschien met iets minder wind in de zeilen omdat het programma ophoudt, maar we moeten blijven vooruit gaan. Want stilstand betekent achteruitgang. Elk jaar een soort ‘refresh’ organiseren, dat is belangrijk. Hoogopgeleide mensen binnenhalen met de juiste kennis en competenties om de kwaliteit hoog te houden is belangrijk. Ook het behouden van kwalitatief goed personeel is een speerpunt. We moeten zorgen dat de basis op orde blijft, zodat we de ruimte hebben om ons niet alleen bezig te houden met achterom kijken en rapporteren over het verleden, maar analyses te maken en gerichte adviezen te kunnen geven aan de business.’

Lees verder over meer halen uit techniek en tools