HET FUNDAMENT VERSTERKEN

‘Een huis bouw je ook niet op drijfzand. De basis moet goed zijn’. Ross van Ravenswaay is manager van het programma Versterken Financiële Functie. ‘Laat duidelijk zijn, ons programma heeft er weliswaar voor gezorgd dat vernieuwingen en verbeteringen in gang zijn gezet. We hebben een goede basis gelegd, het is echter aan de organisatie om het nu verder op te pakken, want klaar zijn we nooit. We moeten er hoe dan ook voor blijven zorgen dat we betrouwbaar en adequaat kunnen verantwoorden wat we met het geld van de inwoners van de provincie Utrecht doen. Want voor hen doen we het.’

Vijf pijlers voor een stevig financieel gebouw

Het programmateam ging gestructureerd aan de slag met ruim honderd projecten die ondergebracht werden onder vijf pijlers. Doel: ervoor zorgen dat er een stevig financieel gebouw staat dat tegen een stootje kan en ook de stormen van de toekomst kan weerstaan.

1 Structuur 2 Processen en interne controle 3 Applicaties en methoden 4 Medewerkers 5 Cultuur en managementstijl

Wie doet wat en hoe binnen financiën

‘We begonnen allereerst met het op orde brengen van de basis. Dat was pijler 1 van ons programma. Een belangrijk speerpunt was om rollen en taken helder te krijgen. Rollen en taken waren in de loop der tijd verschoven. Mensen hadden soms hun eigen winkeltje ingericht en hielden er een geheel eigen werkwijze op na. Dit moest anders. We willen uniform werken en daarom hebben we duidelijk afgebakend wie welke verantwoordelijkheden heeft binnen de financiële keten en welke taken daarbij horen.’

Betrouwbare informatie: interne controle aangescherpt

‘Onze accountant moest veel extra controlewerkzaamheden uitvoeren voor de jaarrekening omdat onze interne controlemaatregelen niet afdoende waren om aan te kunnen tonen dat we betrouwbare en rechtmatige informatie opleverden. Dat kostte veel extra tijd en uitzoekwerk voor onze mensen. Dat moest anders. Inmiddels hebben we de controletaken stevig verankerd in de organisatie: de concerncontroller, teamleiders financiën en het nieuw geformeerde team AO/IC zijn hiervoor in de lead.’

Bij alles wat we doen staat een adequate betrouwbare verantwoordingscyclus centraal. Daarmee versterken we het vertrouwen in de organisatie, van onze medewerkers, bestuurders, PS-leden, gemeentelijke en rijksoverheden en inwoners van onze provincie.

AANDACHT MAAKT ALLES BETER

‘Als je wat wilt veranderen, moet je er ook echt voor gaan. Je moet commitment hebben, tijd ervoor vrijmaken, mensen vrijmaken. Dat heeft de provincie Utrecht gedaan. De aanbevelingen die we als accountant hebben gedaan, worden opgepakt met al mooie resultaten tot gevolg.’ Sytse Jan Dul, senior director bij PwC, vertelt over de samenwerking met de provincie Utrecht tijdens het verbetertraject.

Frisse blik

‘Jaarrekeningen die te laat opgeleverd werden en het niet goed inzichtelijk kunnen maken van de financiën en discussies over de verwerking van de Uithoflijn. Toen wij in 2019 als nieuwe accountant bij de provincie kwamen, was de urgentie groot om verbeteringen door te voeren. Wij hadden nog een frisse blik. Hoe zit het met de financiële beheersing en met de financiële processen? Wat zien we aan cultuur en gedrag? Onze waarnemingen zijn meegenomen in het verbeterprogramma dat de provincie aan het opstarten was. Qua focus, cultuur en gedrag was financiën bij de provincie de afgelopen jaren een beetje in slaap gesust. Immers, het ging toch altijd goed? Maar op een gegeven moment moet je wel innoveren, moet je vernieuwen.’

Blijvende aandacht

‘De provincie had het zichzelf niet gemakkelijk gemaakt met hun financiële systeem: dat was erg complex ingericht. Er was nieuwe regelgeving gekomen en dat matchte niet met hoe het was ingericht bij de provincie. Tel daarbij op het nodige verloop onder de medewerkers en vacatures die niet ingevuld werden, dan heb je een combinatie van factoren die, als daar vanuit de organisatie geen aandacht voor is, kunnen leiden tot de situatie zoals die anderhalf jaar geleden was bij de provincie. Want het is niet alleen een feestje van financiën, het is een organisatievraagstuk. Geregeld zie je bij organisaties de houding: als je geen opmerkingen krijgt, zal het wel goed gaan. Dat is dus niet zo. Blijvende aandacht is belangrijk.’

Sla je vleugels uit

‘Er is een inhaalslag gemaakt, er zijn goede resultaten geboekt. Blijf structureel aandacht geven aan de financiële functie, dat is mijn advies. Wakker innovatie aan en sla je vleugels uit. Kijk hoe andere organisaties dat aanpakken, je hoeft het niet allemaal zelf te doen. Zorg voor meer voorspellend vermogen in je organisatie en bereid je financiële mensen voor op een andere rol. Spannende ontwikkelingen, super interessant!’

Lees verder over op tijd het goede doen