EEN NIEUWE WIND: INNOVEREN EN EXPERIMENTEREN

Nu de basis staat, is er ruimte voor innoveren en vooruit kijken. De financials kijken naar de toekomst. Hoe willen we er over vijf jaar bij zitten? Welke ontwikkelingen zijn interessant voor de provincie en waar kunnen we ons voordeel mee doen? Van welke organisaties kunnen we wat leren? Kortom, er is meer ruimte om te innoveren en te experimenteren. Eén van die ontwikkelingen is RPA oftewel robotic process automation. Kunnen robots handelingen van ons overnemen die we herhaaldelijk moeten uitvoeren in ons financiële systeem en die steeds hetzelfde zijn? Binnenkort starten we met een pilot. Dit betekent ook dat de financial van de toekomst een andere rol krijgt: meer tijd om data te analyseren, minder alleen maar rapporteren over het verleden, meer meedenkend en adviserend over de toekomst.

WAT VINDEN MEDEWERKERS ZELF VAN DE BEHAALDE RESULTATEN?

Wat vinden de financials zelf van de resultaten? We hebben een enquête uitgezet onder betrokkenen en belanghebbenden binnen de organisatie, zoals de medewerkers van de financiële teams, controllers en financiële adviseurs.

De medewerkers geven de behaalde resultaten een 7,5. ‘Er is eindelijk een tool werkzaam waarmee niet-financials inzicht kunnen krijgen in de financiën’, vindt een respondent. Ook het periodiek afsluiten van de administratie is winst, want ‘door de tussentijdse afsluitingen serieus aan te pakken kan je sneller de jaarrekening af hebben.’ Daarnaast werden ook de trainingen hoog gewaardeerd.

Borgen

De opvolging, het beheer en onderhoud van de opgeleverde producten/resultaten heeft het programmateam overgedragen aan de staande organisatie in overdrachtsessies en eindrapportages. Er zijn twee ambassadeurs die bewaken of de inzette ‘veranderspirit’ levend blijft en de resultaten niet verloren gaan. In het najaar 2021 peilt de programmamanager bovendien of de resultaten goed zijn geland en geborgd in de organisatie. Dan wordt bekeken of financials zich aan de gemaakte afspraken en werkwijzen houden en of er vernieuwingen zijn opgepakt. Hoewel sommige respondenten zich afvagen of de borging goed geregeld is, vinden de meesten de nazorg in het najaar zinvol.

De aanpak

De organisatie van het programma in vijf pijlers werd hoog gewaardeerd: ‘Zeer goed, integrale aanpak’, ‘volledig en zorgvuldig’, ‘goede invulling, zowel aandacht voor de “harde” als de “zachte” ontwikkeling’. Ook het werken met dashboards was ‘prima’ en ‘erg inzichtelijk’.

Klankbordgroep

Aan het programma was een breed samengestelde klankbordgroep toegevoegd die het programmateam adviseerde. De klankbordgroep beoordeelde voorgelegde stukken op inhoud en ging na of er draagvlak voor de voorstellen was. Wat vonden de respondenten van deze werkwijze? De reacties op deze vraag liepen nogal uiteen: ‘Wel goed om zoiets op te zetten om ideeën op te halen, maar toch vrijblijvend’ en ‘een effectief middel, waarbij ik gemerkt heb dat er bekendheid is over de verbeteringen alsook acceptatie.’

‘In zijn geheel zijn alle verbeteringen noodzakelijk geweest. Het ontbrak aan een beschrijving van de rollen en taken en de jaarrekeningtrainingen zijn voor mij zeer nuttig geweest.’

Respondent enquête