Informatievoorziening provincie Utrecht


Nieuwsbrief januari 2021

Hierbij ontvang je de nieuwsbrief van het team Informatievoorziening & Automatisering (IEA). Het team IEA bestaat inmiddels uit de volgende clusters, Functioneel Applicatie Beheer, ICT Infrastructuur en werkplekvoorzieningen, Programma- en Projectmanagement, Documentaire Informatievoorziening, Kaderstelling & Advisering, Data, Kennis en Innovatie en Informatiemanagement. Aan de hand van deze nieuwsbrief blijf je op de hoogte van de ontwikkelingen op het gebied van Informatievoorziening binnen de provincie Utrecht. Deze nieuwsbrief verschijnt maandelijks.

Maandelijkse update interventieplan

In de vorige IEA nieuwsbrief gaven we aan dat het noodzakelijk is om een interventie te doen op de gehele organisatie van de informatievoorziening waar Informatieveiligheid & Privacy (IV&P) een onderdeel van is. De interventie is bedoeld om naast de acties die nu lopen de lijnverantwoordelijkheid en het eigenaarschap in de staande organisatie beter te kunnen aanjagen waardoor de IV&P processen beter ontwikkelen en de lijnorganisatie beter toegerust wordt om de risico’s te kunnen indammen. Het uiteindelijke doel is om tot een structurele en een geborgde IV&P te komen.

Slim samenwerken kennisplein

Wist je dat we vanuit het projectteam SharePoint een slim samenwerken kennisplein hebben ontwikkeld waar je allerlei handige informatie kunt vinden over alle applicaties in Office 365? Naast nieuwsberichten, videomateriaal en kennisartikelen vind je ook praktische tips op het kennisplein. En natuurlijk kun je met al je vragen terecht bij het Office 365 team.

Overstap naar nieuw financieel systeem

Op 17 december jl. besloot het MT Bedrijfsvoering (MT BDV) dat we op een nieuw financieel systeem overstappen: SAP S/4 HANA. Dit betekent dat we afscheid nemen van ons huidige financieel systeem, SAP CiVision Middelen van PinkRoccade. Het MT BDV volgt hiermee het advies op van het programmateam Versterken Financiële Functie (VFF).

Nieuwe medewerkers gestart

Er speelt veel op het gebied van Informatievoorziening binnen de provincie Utrecht. Om dit allemaal te kunnen realiseren hebben we nieuwe medewerkers nodig. Onlangs zijn er bij het team Informatievoorziening & Automatisering (IEA) drie nieuwe collega’s gestart. We stellen ze graag aan je voor.

Breakout rooms in MS Teams beschikbaar

Soms kan het handig of zelfs nodig zijn om tijdens een online vergadering in MS Teams te werken in subgroepen. Bijvoorbeeld om over een specifiek onderwerp te discussiëren of in kleine groepjes aan een opdracht te werken. Breakout rooms biedt uitkomst. Breakout rooms zijn digitale ‘gesprekskamertjes’ waarmee je de deelnemers in jouw Teams vergadering in kleinere groepjes kunt opsplitsen.

Aandacht voor privacy bij ontwikkeling van processen en producten

Sinds 25 mei 2018 geldt in de hele EU dezelfde privacywetgeving: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De AVG is een Europese verordening die de regels voor de verwerking van persoonsgegevens door particuliere bedrijven en overheidsinstanties in de hele Europese Unie standaardiseert.

Stand van zaken programma Digitaal Slagvaardige Medewerker

Vanuit het programma Digitaal Slagvaardige Medewerker hebben we een jaar geleden I-volutie 2020 georganiseerd. Tijdens deze week werden er diverse workshops en inspiratiesessies georganiseerd voor de medewerkers. In de periode voorafgaand aan deze week, hebben we hierover veelvuldig gecommuniceerd om ervoor te zorgen dat jij, als medewerker van onze mooie provincie, volledig op de hoogte was van alle onderwerpen die tijdens deze week de revue passeerden zodat je ook kon deelnemen aan alle sessies waar je interesse naar uit ging.

Nieuw cluster Informatiemanagement

In de vorige nieuwsbrief heb je al kunnen lezen dat we bezig zijn met de oprichting van het strategisch Regieteam Informatievoorziening (IV). Na het besluit van het CMT om per 1 januari 2021 het strategisch Regieteam IV op te richten, is er inmiddels een vervolgstap gezet. Binnen het team IEA is het cluster Informatiemanagement opgericht.

Voortgang organisatiebrede uitrol Multi Factor Authentication (MFA)

Eind vorig jaar lieten we vanuit het projectteam al weten dat we druk bezig zijn om de hele organisatie te gaan voorzien in Multi Factor Authentication (MFA). Na twee succesvolle pilots zijn we in december gestart met het gefaseerd uitrollen van MFA binnen de organisatie.

Ontwikkelingen binnen het cluster Data, Kennis en Innovatie (DKI)

Onder leiding van een stuurgroep bestaande uit Arthur Wetzel, Jan van Lopik en Ton Eijpe is eind 2020 een eerste versie van het Gegevensbeleid opgeleverd. Binnen de provincie Utrecht vindt momenteel een digitale transformatie plaats, met als belangrijkste grondslagen SlimCity 2025 en het rapport ‘Verstandig versnellen naar een datagedreven provincie’ van Berenschot.

I-volutie 2021 inspiratiesessie "Nooit Normaal"

Het nieuwe jaar betekent de start van een nieuwe I-volutie. De aftrap hiervan was op maandag 18 januari middels een online inspiratiesessie. Tijdens een ontspannen en inspirerend gesprek aan tafel, afgewisseld met filmpjes over diverse trends en innovaties, werden de medewerkers van de provincie Utrecht uitgedaagd om anders naar hun eigen toekomst te gaan kijken.