02. Omkijken

Het UtrechtLab is een ontmoetingsplek, waar veel mensen en vraagstukken samenkomen. Daardoor vallen zaken op, die niet op alle plekken in de organisatie zichtbaar zijn. We delen graag wat ons opviel en wat we van jullie leerden.

Een korte samenvatting van 2019

In 2019 zijn we betrokken geweest bij uiteenlopende opgaven. Denk aan de thema's gezonde leefomgeving, klimaatadaptie en bodemdaling, maar ook innovatievragen op het gebied van mobiliteit, gebiedsontwikkeling (Woerden) en nieuwe thema’s zoals Ringpark, kringlooplandbouw, data en informatievraagstukken. Wat opvalt is dat ook vanuit bedrijfsvoering steeds meer medewerkers het UtrechtLab weten te vinden. De ruimtes van het UtrechtLab zijn afgelopen jaar 140 keer benut voor sessies. Ruim 1/3 van de sessies werd door ons begeleid. Bij de andere sessies hadden we een meer ondersteunende rol. Om het organisatieleren te bevorderen zijn workshops, trainingen en masterclasses georganiseerd. Zo was er begin 2019 een masterclass over het innovatief vermogen van de provincie met Albert Meijer. Aan het eind van het jaar was er een organisatie brede bijeenkomst over trends, democratie en burgerinitiatieven met Ferenc van Damme. Deze organiseerden we samen met PenO. Deze twee organisatie brede bijeenkomsten appelleerden aan de nieuwsgierigheid van onze collega's, en werden goed bezocht (door meer dan 100 deelnemers). Scroll door naar beneden, als je meer wilt lezen over sessies die we organiseerden.

“De kunst is om van kleine stapjes te leren”

De taak van het UtrechtLab is om bij te dragen aan het versterken van het strategisch en innovatief vermogen van de organisatie. Daarom is het belangrijk dat het UtrechtLab toegankelijk is voor iedereen met (leer)vragen, zodat zoveel mogelijk mensen mee ontwikkelen.

Dit gaat niet met grote sprongen maar met kleine stapjes, zo horen we ook terug uit de evaluaties. Stapjes als het verhelderen van vragen en processen, het leggen van verbindingen, en het brengen van inspiratie. We helpen urgentie te kweken, reiken creatieve werkvormen aan, en vervullen een brugfunctie. De kunst is om van die kleine stapjes te leren. Het borgen van relevante nieuwe werkwijzen draagt weer bij aan het leren als organisatie. Dit bereiken we door het geleerde te benoemen tijdens het evaluatiegesprek van een sessie, verslag te leggen en rode draden te delen met of borgen in de organisatie. Relevante punten nemen we mee (‘take-out’ of feedforward) naar Utrecht Academie, CMT, teamleiders en opgavemanagers.

Terugblik door UtrechtLab team

Maak goud van je fout

Hans Gommer


Ik organiseerde een bijeenkomst over fouten maken, met de titel 'maak goud van je fout'. Spannend om te organiseren, zoiets had ik nog niet eerder gedaan. Ik vroeg een aantal collega's om te spreken over een kwetsbaar onderwerp: fouten die ze gemaakt hadden in hun werk. Het was niet moeilijk interessante verhalen te vinden. Vier collega's vertelden. Aan bod kwamen hoog oplopende emoties, onhandige communicatie en die ene mail die juist niet naar die bepaalde persoon gestuurd mocht worden. Op het moment van de bijeenkomst kwam alles samen waar ik op gehoopt had. De sfeer was goed, de deelnemers durfden zich uit te spreken. Er werd gelachen en meegeleefd. Wat ik ervan heb geleerd? Vaker doen wat ik wil doen. En als UtrechtLab dit soort experiment aangaan en het randje opzoeken.

“Een aanwezige noemde de bijeenkomst magisch”

'Een plek waar verbindingen worden gelegd'

Drifa Kuijer


Onze creatieve ruimte heeft aantrekkingskracht op veel collega's. De pop-up, de ruimte tussen de grodijnen, of de zaal die we de werkplaats noemen, is een plek waar verbindingen worden gelegd. Om dat goed te organiseren is hard werken. En soms maken we moelijke keuzes: wat kan wel, wat kan niet? Maar aan het einde van de dag, als het lab weer is opgruimd, goede gesprekken hebben plaats gevonden en nieuwe ideeën zijn geboren, ga ik met een goed gevoel naar huis.

Opschalen, een provinciale uitdaging

Gerdien Bathoorn


We nodigden professor doctorandus Albert Meijer uit om het innovatief vermogen van de organisatie te onderzoeken. Hij concludeerde dat we als organisatie veel experimenteren, maar nog veel te leren hebben rond het opschalen van experimenten. Als lab hebben we dit geagendeerd, maar we hadden moeite een vervolgstap te maken: hoe kunnen wij de oganisatie daarmee een stap verder helpen? Als team leerden we van deze sessie dat het belangrijk is niet alleen aandacht te hebben voor de organisatie van het evenement, maar ook vooraf moeten nadenken over het vervolg.

“Albert Meijer legde de vinger op de zere plek.”

Jaaropening 2019

Marleen Mesman


Een spetterend begin van 2019 wilden we organiseren. Want het UtrechtLab bestond een jaar. Was je erbij? Dan herinner je je vast de sprekers. Die liepen rond met gekke hoedjes of een versierde fiets. Of de korte workshop waaraan je deelnam, en die net iets anders bood dan het reguliere provinciale aanbod. Deelnemers kregen de kans om zakelijk te tekenen, of iets te leren over guerrilla marketing. Ik herinner mij vooral de energie die in het organiserend team ontstond. Goed doordenken wat we wilden, maar ook experimenteren. Ik leerde dat innovatie leuk is, en speels, en lastig. En dat samenwerking daarin heel belangrijk is. Als je goed met elkaar praat, kom je tot de mooiste resultaten.

'Als je goed met elkaar praat, kom je tot de mooiste resultaten.'

Burgerinitiatieven

Astrid Schoon


Er ontstaan steeds meer burgerinitiatieven, waarbij burgers werken aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken in hun omgeving. Voor jou als projectleider of beleidsmaker kan het lastig zijn hiermee om te gaan. De initiatieven lopen niet in de pas met de planning of passen niet binnen het beleid. In het provinciehuis lopen een aantal experimenten waar wij van kunnen leren. Dus organiseerde ik, samen met een aantal collega's, een 'leren en inspireren' sessie. Verschillende partijen vertelden over hun initiatief. En over waar ze tegenaan liepen, hoe je omgaat met tegengestelde belangen. Wat ik ervan geleerd heb? Dat als je denkt dat het project klaar is, omdat je je rapport opgeleverd hebt, en je beleid is vastgesteld, je nog werk te doen hebt. Denk goed na over het vervolg: hoe hou je de initiatiefnemers aangesloten? Ik vond het bijzonder om te zien met hoeveel passie en gedrevenheid de initiatiefnemers hun taak oppakken. En heb gemerkt hoe belangrijk het voor hen is dat zij één aanspreekpunt hebben die hen door het doolhof kan leiden dat provincie heet.

Patrick Hageman


'Norming, storming, forming'

Toen ik startte bij het UtrechtLab, bestond het een jaar. Maar we waren een startend team, door personele wisselingen. Ken je de fasen van groepvorming: forming, storming en norming? Die zijn we allemaal doorgegaan. En dat heeft de nodige energie gekost. ''Chapeau voor het team'', want het heeft flink gestormd. Maar we staan er nog. Sterker dan ooit.

Van de momenten dat het niet goed liep heb ik geleerd dat als er kritiek is, dat niet rechtsstreeks naar je toekomt. Niemand komt het uit zichzelf vertellen. Het is hartstikke rot als mensen kritisch zijn, maar ook belangrijk. Want daar leren we weer van.

Er komen steeds meer vragen bij het UtrechtLab. Bijna altijd kunnen we de aanvragers verder helpen. Dat lukt ons dan toch maar met ons kleine team. Omdat we met weinig zijn, is de inbreng van ons allen even waardevol. En nu dat goed loopt, blijken we heel effectief te zijn.