Informatievoorziening & Automatisering


Nieuwsbrief september 2020

Hierbij ontvang je de nieuwsbrief van het team Informatievoorziening & Automatisering (IEA). Het team IEA bestaat uit de volgende zes clusters, Functioneel Applicatie Beheer (FAB), ICT Infrastructuur en werkplekvoorzieningen (ICT Infra), Programma- en Projectmanagement (PPM), Documentaire Informatievoorziening (DIV), Kaderstelling & Advisering (K&A) en Data, Kennis en Innovatie (DKI). Aan de hand van deze nieuwsbrief blijf je op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Deze nieuwsbrief verschijnt maandelijks.

Maandelijkse update interventieplan

Bij de provincie Utrecht zijn vanaf 2015 activiteiten ontplooid voor het bereiken van een adequaat beveiligingsniveau en het verhogen van veilig gedrag van medewerkers. Met ingang van 1 januari 2019 is het programma Informatieveiligheid & Privacy (IV&P) onderdeel van de concernopgave Digitale Overheid.

Role Based Access Control (RBAC)

Iedere medewerker krijgt dagelijks met Access control te maken. Of het nu gaat om een deur waar je geen sleutel van hebt, een systeem waarin je alleen maar bestanden kunt lezen of een bord dat zegt dat je ergens niet mag komen. Access control bepaalt in wezen wie er toegang tot een systeem krijgt.

Update vanuit het project Digitaal Samenwerken

In de vorige nieuwsbrief lieten we al weten dat team IEA een samenwerkomgeving krijgt om te testen. Met één van de teamleiders en de coördinatoren van IEA is een indeling bedacht. Er komt één algemene IEA site, één site per cluster en één site voor het MT. Deze samenwerkomgevingen zijn gereed. Inmiddels zijn de site-eigenaren getraind. In de komende periode worden per cluster de leden van de site getraind. Ook zijn er werkafspraken gemaakt.

Ontwikkelingen vanuit experiment Snuffelfiets

Het Kennislab voor Urbanisme heeft een interessante summerschool georganiseerd. Deze summerschool werd onlangs georganiseerd in opdracht van de provincie Utrecht en de provincie Gelderland en in nauwe samenwerking met Future City Foundation, Civity, Sodaq en het RIVM.

Eenvoudig en snel documenten creëren met Document Generator

De informatievoorziening van de provincie Utrecht digitaliseert en automatiseert in een hoog tempo. Op het gebied van de informatievoorziening heeft de provincie een enorme ambitie. In de digitaliseringstransitie neemt het (digitale) dossier- en archiefbeheer, en het gebruik daarvan ten behoeve van interne en externe dienstverlening, een prominente plaats in. Dossiers bestaan niet meer uit papieren documenten maar veelal uit digitale verschijningsvormen.

Stand van zaken programma Informatieveiligheid & Privacy

In 2018 is het programma Informatieveiligheid & Privacy (IV&P) gestart. Hiermee is een belangrijke basis gelegd binnen de organisatie. Toch lijkt eind 2019 de groei van het volwassenheidsniveau van privacy en informatiebeveiliging te stagneren. Dit wordt toegeschreven aan twee belangrijke factoren, de zwakke verbinding tussen de lijn, de I-opgaven, het programma IV&P en ICT-beheer én gebrek aan top-down sturing.

Programma Digitaal Slagvaardige Medewerker

Waar we begin dit jaar vanuit het programma Digitaal Slagvaardige Medewerker het meerdaagse evenement I-volutie 2020 hebben georganiseerd in het provinciehuis om de medewerker mee te nemen in de mogelijkheden van de technologische wereld waar we in leven en werken, werken we nu alweer ruim een half jaar vanuit huis via MS Teams.

Govroam voor medewerkers beschikbaar

Govroam biedt overheidsorganisaties de mogelijkheid hun netwerken met elkaar te delen. Hierdoor hebben medewerkers op iedere deelnemende locatie draadloos toegang tot services, e-mail en eigen data. Enige tijd geleden lieten we al weten dat govroam binnen de provincie Utrecht is uitgerold. Je kunt hier als provinciemedewerker gebruik van maken.

Kenniscentrum: normen en waarden

De meesten van ons gebruiken Google en hebben wel eens nagedacht over de macht van deze platforms. Dat was echter in de privésfeer. De vraag is of dat voor provincies zo blijft. In 2019 heeft de Staten in Slimcity2025 vastgesteld dat we als provincie over dit vraagstuk meer kennis moeten opbouwen.

Technische pilot MFA succesvol afgerond

Binnen team Informatievoorziening & Automatisering (IEA) zijn we druk bezig om in de komende periode de hele organisatie te gaan voorzien in Multi Factor Authentication (MFA). MFA is een authenticatie methode waarbij gebruikers twee stappen succesvol moeten doorlopen om toegang te krijgen tot de gewenste applicatie of webpagina.

Procesverbetering met de Wasstraat

Informatie is essentieel voor ons werk. Denk bijvoorbeeld aan het formuleren van beleid, het beheren van de projectadministratie of bij het verlenen van subsidies. We gebruiken informatie niet alleen om keuzes te maken maar ook om elkaar te informeren over de voortgang, om verantwoording af te leggen aan bestuur en politiek of om burgers op de hoogte te brengen van onze activiteiten.