Informatievoorziening & Automatisering


Nieuwsbrief oktober 2020

Hierbij ontvang je de nieuwsbrief van het team Informatievoorziening & Automatisering (IEA). Het team IEA bestaat uit de volgende zes clusters, Functioneel Applicatie Beheer (FAB), ICT Infrastructuur en werkplekvoorzieningen (ICT Infra), Programma- en Projectmanagement (PPM), Documentaire Informatievoorziening (DIV), Kaderstelling & Advisering (K&A) en Data, Kennis en Innovatie (DKI). Aan de hand van deze nieuwsbrief blijf je op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Deze nieuwsbrief verschijnt maandelijks.

Maandelijkse update interventieplan

In de vorige IEA nieuwsbrief gaven we aan dat het noodzakelijk is om een interventie te doen op de gehele organisatie van de informatievoorziening waar Informatieveiligheid & Privacy (IV&P) een onderdeel van is. De interventie is bedoeld om naast de acties die nu lopen de lijnverantwoordelijkheid en het eigenaarschap in de staande organisatie beter te kunnen aanjagen waardoor de IV&P processen beter ontwikkelen en de lijnorganisatie beter toegerust wordt om de risico’s te kunnen indammen. Het uiteindelijke doel is om tot een structurele en een geborgde IV&P te komen.

Weg met al die loketten!

Elke overheidsorganisatie in Nederland heeft zijn eigen loket voor het aanvragen van een vergunning of het doen van een melding. Vanaf 1 januari 2022 heeft dé OVERHEID - Rijk, Provincies, Gemeenten en Waterschappen - één loket waar inwoners en bedrijven in Nederland terecht kunnen om een vergunning aan te vragen of een melding te doen.

Ga jij ook WATTEN? Watte?????

Mis jij ook het informele contact met collega’s? Even zien welke collega hard aan het werk is om die ene deadline te halen? Spontaan even wat aan een collega vragen die bij je in de buurt zit? Misschien is WATTEN dan iets voor jou!

Power BI als beste getest

Vanuit het cluster Data, Kennis en Innovatie (DKI) lieten we in een voorgaande IEA nieuwsbrief al weten dat we druk bezig zijn met de aanschaf van een Business Intelligence (BI)-applicatie. In februari dit jaar zijn we begonnen met een pilot om een keuze te maken tussen verschillende BI-applicaties voor de provincie Utrecht.

Microsoft Teams en SharePoint Online

Vanaf maart dit jaar maken we binnen de provincie gebruik van MS Teams voor het video vergaderen en chatten. Naast vergaderen en chatten is deze tool eveneens geschikt om digitaal samen te werken aan documenten, ook met externen. Vanuit het project Digitaal Samenwerken is er de afgelopen periode hard gewerkt om deze samenwerkomgeving in te richten en beschikbaar te stellen binnen de provincie. Een samenwerkomgeving gebaseerd op MS Teams en SharePoint Online.

Bestuurlijke besluitvormingsproces van de Provinciale Staten

De provincie Utrecht heeft behoefte aan optimalisatie van haar bestuurlijke besluitvormingsproces van de Provinciale Staten. Om dit te kunnen realiseren is het project BBP-PS gestart. BBP-PS staat voor bestuurlijke besluitvormingsproces van de Provinciale Staten. De doelstelling van het project is het verbeteren en het verder digitaliseren van het bestuurlijke democratische besluitvormingsproces van de Provinciale Staten in 2021.

Nieuwe stap doorontwikkeling van het subsidieloket

In een eerder bericht lieten we al weten dat Subsidies binnen team Inkoop, Juridische zaken en Subsidies (IJS) in nauwe samenwerking met de beleidsafdeling en team IEA druk bezig is met de verdere doorontwikkeling van het subsidieloket. Onlangs heeft het projectteam weer een nieuwe stap gezet.

Bestuurlijke besluitvorming door Gedeputeerde Staten

De ondersteuning van het bestuurlijke besluitvormingsproces is organisch gegroeid. Binnen het bestuurssecretariaat en de organisatie is de behoefte ontstaan om de ondersteuning van het besluitvormingsproces van GS effectiever en efficiënter te organiseren en daarmee ook de dienstverlening aan de verschillende klanten (stellers, opdrachtgevers en het college van GS) te verbeteren. Ook blijvend digitaliseren van het proces is gewenst.

Voortgang project Digitale Tooling

Door de coronacrisis, waarbij we noodgedwongen thuis zijn gaan werken, is MS Teams door team IEA versneld ingericht. Hiermee heeft de provincie zich verzekerd van een veilige én robuuste tool voor het video vergaderen en digitaal samenwerken. Binnen de provincie is een grote behoefte ontstaan aan tooling om het werken op afstand nog beter te ondersteunen. We krijgen regelmatig de vraag welke tooling naast MS Teams gebruikt mag worden voor het organiseren van webinars en online bijeenkomsten.

Stand van zaken programma Digitale Innovatie

Binnen team IEA speelt er veel, ook op het gebied van Digitale Innovatie. Hierbij valt te denken aan de ontwikkelingen rondom het verzamelen van data maar ook onderwerpen als kunstmatige intelligentie en de nieuwe mogelijkheden van monitoring. Deze vernieuwingen, of eigenlijk moeten we transitie zeggen want het gaat hier om een structurele verandering die het resultaat is van op elkaar inwerkende en elkaar versterkende ontwikkelingen, leiden tot een herijking van onze relatie tot elkaar, het bedrijfsleven én de inwoners.

Meer uit SAP halen

Ben jij één van de mensen die behoefte heeft aan gedegen sturingsinformatie en heb je geregeld rapportages nodig uit het SAP systeem? Dan hebben we goed nieuws! Het programmateam Versterken Financiële Functie is bezig een aantal verbeteringen door te voeren in SAP, waardoor handelingen eenduidig uitgevoerd moeten worden en we allemaal op dezelfde manier gaan werken. Dit zorgt voor een actuele en betrouwbare administratie.