Informatievoorziening provincie Utrecht


Nieuwsbrief november 2020

Hierbij ontvang je de nieuwsbrief van het team Informatievoorziening & Automatisering (IEA). Het team IEA bestaat uit de volgende zes clusters, Functioneel Applicatie Beheer (FAB), ICT Infrastructuur en werkplekvoorzieningen (ICT Infra), Programma- en Projectmanagement (PPM), Documentaire Informatievoorziening (DIV), Kaderstelling & Advisering (K&A) en Data, Kennis en Innovatie (DKI). Aan de hand van deze nieuwsbrief blijf je op de hoogte van de ontwikkelingen op het gebied van Informatievoorziening binnen de provincie Utrecht. Deze nieuwsbrief verschijnt maandelijks.

Maandelijkse update interventieplan

In de vorige IEA nieuwsbrief gaven we aan dat het noodzakelijk is om een interventie te doen op de gehele organisatie van de informatievoorziening waar Informatieveiligheid & Privacy (IV&P) een onderdeel van is. De interventie is bedoeld om naast de acties die nu lopen de lijnverantwoordelijkheid en het eigenaarschap in de staande organisatie beter te kunnen aanjagen waardoor de IV&P processen beter ontwikkelen en de lijnorganisatie beter toegerust wordt om de risico’s te kunnen indammen. Het uiteindelijke doel is om tot een structurele en een geborgde IV&P te komen.

Enterprise architectuur draagt bij aan goede Informatievoorziening

In het afgelopen jaar hebben Hubert Noordman en Rob Peters de eerste versie van de Enterprise architectuur voor de provincie Utrecht geschreven. Een groot aantal stakeholders heeft hiervoor waardevolle input aangeleverd. De Enterprise architectuur is op 15 oktober goedgekeurd door het CMT.

Provincie Utrecht heeft nieuwe Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Stefanie Kelterman heeft vanaf half november de functie van Functionaris Gegevensbescherming overgenomen. In haar rol als FG houdt Stefanie toezicht op het gebruik van persoonsgegevens en de naleving van de privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) binnen de provincie Utrecht.

Informatiesessie Digitale Technologie versus Blijvende Verantwoordelijkheid

Op 28 oktober vond de informatiesessie Digitale Technologie versus Blijvende Verantwoordelijkheid voor de Provinciale Statenleden plaats. Deze sessie stond in het teken van twee thema’s; SlimCity 2025 en Data & Ethiek. De uitvoering van de digitale routekaart SlimCity 2025 door de provinciale organisatie is inmiddels in volle gang. Met deze routekaart en de daarin benoemde 5 agenda’s, maakt de provincie op het gebied van digitalisering een sprong voorwaarts.

Wat je moet weten over Microsoft Teams

Vanaf januari is het mogelijk om al je Teams gerelateerde vragen te stellen tijdens het Teams inloopspreekuur. Je hoeft hiervoor geen afspraak te maken. Je kunt gewoon je vraag stellen aan de Teams specialisten via de chat. Wanneer de inloopspreekuren precies zijn, wordt binnenkort gecommuniceerd.

Ulab experimenteert met Mural

Onlangs is Ulab gestart met een experiment met Mural. Mural is een digitale werkruimte voor visuele samenwerking. Dit naar aanleiding van een gesignaleerde behoefte bij Ulab. Na toetsing bleek dat de mogelijkheden met MS Teams momenteel op een aantal vlakken te beperkt zijn.

Save the date – kick-off I-volutie

Noteer alvast in je agenda: maandag 18 januari van 12.00 tot 13.00 uur. De kick-off van een nieuw jaar I-volutie! Tijdens een online inspiratiesessie starten we het jaar 2021 en willen we iedereen vooral een goede dosis inspiratie meegeven om positief en toekomstgericht het nieuwe jaar in te gaan.

Succesvol experiment Snuffelfiets krijgt vervolg

Na een eerste pilot met 10 snuffelsensoren in Zeist wordt er sinds juni 2019 door meer dan 500 inwoners van de provincie Utrecht met behulp van sensoren op de fiets gemeten hoe het gesteld is met de luchtkwaliteit. Deelnemers aan het project zijn geworven bij gemeenten, bewonersgroepen en regionale community’s. De provincie werkt nauw samen met de deelnemende partijen en regelt het project- en programmamanagement en de ondersteuning voor deze deelnemers.

Oprichting strategisch Regieteam Informatievoorziening (IV)

De recente Enterprise architectuur geeft een goed beeld van de complexiteit van onze Informatievoorziening, de veranderopgave die ons nog te wachten staat en het hoge tempo van de (IT) wereld waarin we leven. Het is dan ook niet verwonderlijk dat we met z’n allen op diverse punten problemen en stagnaties ervaren. Denk hierbij aan de zwakke verbindingen tussen lijn, opgave, programma en ICT-beheer, alsmede de groeiende onduidelijkheid in verantwoordelijkheden van rapportage en aansturing van de totale Informatievoorziening (IV) binnen de organisatie.

Programma Externe Digitale Dienstverlening

Het programma Externe Digitale Dienstverlening omvat het in samenhang implementeren van allerlei bouwstenen die bijdragen aan de versnelling van de digitale dienstverlening van de provincie Utrecht. Het programma Externe Digitale Dienstverlening biedt bouwstenen voor het aanvragen van bijvoorbeeld vergunningen en het aansluiten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet.

Voortgang project selectie en invoering Document Generator

De Document Generator maakt het voor medewerkers eenvoudiger om snel interne en externe documenten te creëren. Hierbij worden zoveel mogelijk gegevens automatisch ingevuld en is de uniformiteit en de standaardisatie gegarandeerd. Ook ondersteunt de oplossing bij het op de juiste plaats en met de juiste kenmerken opslaan van documenten, zodat deze altijd weer eenvoudig kunnen worden teruggevonden.

Regievoeren met een informatieplan

In deze nieuwsbrief heb je al eerder kunnen lezen dat we bezig zijn met de oprichting van het strategisch Regieteam Informatievoorziening (IV). Hoewel IV-vraagstukken niet tot de dagelijkse agenda van het CMT hoort, is het CMT overtuigd dat het strategisch Regieteam IV de organisatie vooruit brengt, juist omdat het verbinding en samenhang brengt tussen de organisatie, team IEA en de programma’s.

Software Asset Management (SAM)

Bij licentiebeheer ging het in het verleden vooral om het voldoen aan de wettelijke eis om als (overheids)organisatie uitsluitend met legale software te werken. Tegenwoordig kom je steeds vaker de term SAM tegen. SAM staat voor Software Asset Management.