Informatievoorziening & Automatisering


Nieuwsbrief juli 2020

Hierbij ontvang je de nieuwsbrief van het team Informatievoorziening & Automatisering (IEA). Het team IEA bestaat uit de volgende zes clusters, Functioneel Applicatie Beheer (FAB), ICT Infrastructuur en werkplekvoorzieningen (ICT Infra), Programma- en Projectmanagement (PPM), Documentaire Informatievoorziening (DIV), Kaderstelling & Advisering (K&A) en Data, Kennis en Innovatie (DKI). Aan de hand van deze nieuwsbrief blijf je op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Deze nieuwsbrief verschijnt vanaf september maandelijks.

Ontwikkelingen binnen het cluster Data, Kennis en Innovatie (DKI)

Data, Kennis en Innovatie (DKI) is onderdeel van het team Informatievoorziening & Automatisering. Dit cluster stelt de organisatie in staat om data gedreven te werken. Momenteel speelt er in dit cluster een aantal ontwikkelingen. We nemen je graag mee in deze ontwikkelingen.

Kwartiermaken

Bij de provincie Utrecht is de afgelopen periode een aantal onderzoeken geweest naar het beheer en de ontwikkeling van de informatievoorziening. Uit deze onderzoeken komt naar voren dat de informatievoorziening onvoldoende volwassen is en daardoor initiatieven voor verbetering en vernieuwing stagneren.

Lancering nieuw P-portaal op 18 mei

Momenteel heeft de provincie Utrecht, met de ondersteuning van het huidige e-HRM systeem, een aantal HR-processen via P-portaal in gebruik. Het huidige e-HRM systeem wordt geoptimaliseerd. Inmiddels is de aanbesteding voor een nieuw e-HRM systeem aan onze huidige leverancier ADP gegund en krijgen we binnenkort een aangepast e-HRM systeem.

Summerschool Maak de gezondste provincie van Nederland

In opdracht van de provincie Utrecht en de provincie Gelderland en in nauwe samenwerking met Future City Foundation, Civity, Sodaq en het RIVM organiseert het Kennislab voor Urbanisme een summerschool. Tijdens deze summerschool op 26, 27 en 28 augustus 2020 springen we op de Snuffelfiets en gaan op tour door de provincies Utrecht en Gelderland.

Webinars gemist?

Vanuit het projectteam MS Teams hebben we onlangs twee interessante webinars georganiseerd. Tijdens het webinar Communiceren & Vergaderen met MS Teams gaven we handige tips en trucs over het gebruik van MS Teams. Tijdens het webinar Hoe organiseer je een webinar met MS Teams? legden we uit hoe je zelf met MS Teams een webinar kunt geven.

Gebruik afwezigheidsassistent tijdens vakantieperiode

Ook dit jaar wordt er tijdens het zomerreces veelvuldig gebruik gemaakt van de afwezigheidsassistent. Maar welke informatie zet je hier precies in? En welke informatie dien je absoluut niet met externen te delen? Vanuit het programmateam Informatieveiligheid & Privacy geven we je graag tips wat je het beste in je afwezigheidsassistent kunt zetten zodat je veilig op vakantie kunt.

Stap richting digitaal werken

Documentaire Informatievoorziening (DIV) is onderdeel van het team Informatievoorziening & Automatisering en is primair verantwoordelijk voor de postbehandeling, het archiefbeheer en biedt gebruiksondersteuning bij Documentum. Momenteel speelt er in dit cluster een aantal ontwikkelingen. Eén daarvan is vervanging van papieren documenten. Hiermee wordt het vervangen van originele papieren documenten door digitale kopieën (scans) bedoeld.

Verdere doorontwikkeling van het subsidieloket

In een eerder bericht lieten we al weten dat de afdeling Subsidies binnen team Inkoop, Juridische zaken en Subsidies (IJS) in nauwe samenwerking met de beleidsafdeling en team Informatievoorziening & Automatisering (IEA) sinds 2 april het eerste digitale subsidie aanvraagformulier op de website van de provincie Utrecht heeft geplaatst. Met deze stap was één van de mijlpalen van de doorontwikkeling van het subsidieloket behaald.

Denk je met ons mee over het gebruik van digitale tooling?

Zie jij wat ik zie? Ons privéleven? Waar je mobiele telefoon met wifi onlosmakelijk verbonden is met jouw leven. Er zijn zoveel manieren om digitaal met elkaar te communiceren. Zeker nu we allemaal thuiswerken is nog duidelijker geworden dat digitaal werken niet uit ons leven is weg te denken.

Computer says ‘no’

In 2003 ontstond er min of meer toevallig een nieuw vakgebied. We waren www.overheid.nl aan het bouwen en daar zat het ‘Basiswettenbestand der Nederlanden’ achter. Het product van de staatsdrukkerij en Wolters Kluwer. Die website had als doel om de burger toegang te geven tot het recht, maar hoe doe je dat?

Projectteam Multi Factor Authentication (MFA) van start

Binnen team IEA is het projectteam Multi Factor Authentication (MFA) van start gegaan. Het projectteam heeft tot doel om in de komende periode de hele organisatie hierin te gaan voorzien. MFA is een authenticatie methode waarbij gebruikers twee stappen succesvol moeten doorlopen om toegang te krijgen tot de gewenste applicatie of webpagina.

Stand van zaken project Digitaal Samenwerken

De implementatie van MS Teams en SharePoint Online vordert gestaag. Inmiddels maakt er een aantal opgaven al gebruik van de nieuwe samenwerkomgeving. De PAS/Stikstof opgave en de opgave Gezonde Leefomgeving zijn inmiddels over. Met de opgave Energietransitie hebben de eerste gesprekken plaatsgevonden en zijn de eerste sites aangemaakt.