Informatievoorziening & Automatisering


Nieuwsbrief april 2020

Hierbij ontvang je de nieuwsbrief van het team Informatievoorziening & Automatisering (IEA). Team IEA groeit. Inmiddels bestaat het team uit bijna 90 medewerkers die verdeeld zijn over de volgende zes clusters, Functioneel Applicatie Beheer (FAB), ICT Infrastructuur en werkplekvoorzieningen (ICT Infra), Programma- en Projectmanagement (PPM), Documentaire Informatievoorziening (DIV), Kaderstelling & Advisering (K&A) en Data, Kennis en Innovatie (DKI). Aan de hand van deze nieuwsbrief blijf je op de hoogte van de laatste ontwikkelingen binnen team IEA. Deze nieuwsbrief verschijnt eens per kwartaal.

Nieuw cluster Data, Kennis en Innovatie (DKI)

Binnen het team Informatievoorziening & Automatisering (IEA) is het cluster Data, Kennis en Innovatie (DKI) opgericht. Hiermee bestaat team IEA uit zes clusters. DKI stelt de organisatie in staat om data gedreven te werken. Aan de hand van werksessies zijn we binnen het cluster bezig om te bepalen waar we staan. We denken na over diverse vraagstukken. Hoe kunnen we bijvoorbeeld van data inzicht maken?

Strategisch Informatiebeheer Overleg (SIO)

De provincie Utrecht is net als andere overheidsorganen belast met de uitvoering van de Archiefwet. Deze wet regelt het beheer van en de toegang tot de overheidsarchieven. De provincie Utrecht ontvangt en ontwikkelt ook zelf veel informatie. Die informatie is belangrijk voor de bedrijfsvoering van de overheid, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch oogpunt.

Beleid voor meenemen mobiel nummer bij uitdiensttreding aangescherpt

Het beleid voor de werkplek ten aanzien van mobiele nummers is geëvalueerd en aangescherpt. In het huidige beleid is door het CMT bepaald dat het meenemen van het mobiele nummer niet is toegestaan. Het is niet mogelijk om het mobiele nummer bij uitdiensttreding mee te nemen. Het is ook niet meer toegestaan om bij indiensttreding het mobiele nummer van een vorige werkgever mee te nemen.

Coronamaatregelen hebben mogelijk effect op luchtkwaliteit

Eén van de weinige lichtpuntjes van de coronamaatregelen is dat het de luchtkwaliteit mogelijk ten goede komt, dit blijkt uit een artikel op Mobycon. Ook tijdens de crisis, gaat de dataverzameling gewoon door. Experiment Snuffelfiets gaat door met haar dataverzameling rondom luchtkwaliteit en levert hiermee een bijdrage aan het in kaart brengen van de impact die de coronamaatregelen op onze samenleving hebben.

Businessmodel in ontwikkeling (deel 2)

In de vorige nieuwsbrief lieten we al weten dat het cluster Kaderstelling & Advisering (K&A), onderdeel van het team Informatievoorziening & Automatisering (IEA), sinds eind november 2019 gestart is met het ontwikkelen van een businessmodel. Dit businessmodel is bedoeld voor de omgeving waarin we ons werk doen, maar ook om richting de organisatie duidelijk te maken wie we zijn en wat we vanuit K&A doen.

Richtlijnen voor het delen van informatie

Sinds een aantal weken werken we binnen de provincie Utrecht met Microsoft Teams. Voorlopig is Teams ingericht om veilig met je collega’s én externen te chatten en te (video) bellen. Binnenkort zullen er meer functies beschikbaar worden gesteld, zoals het delen van documenten met informatie. In een eerder bericht lieten we vanuit het programmateam Informatieveiligheid & Privacy al weten dat je nooit zomaar vertrouwelijke informatie moet delen.

Opslag van documenten binnen SharePoint

De voorbereidingen voor het in gebruik nemen van Sharepoint zijn in volle gang. Ook binnen het cluster Documentaire Informatievoorziening (DIV) van het team Informatievoorziening & Automatisering (IEA). Het samenwerken aan en met documenten moet met de komst van SharePoint een stuk eenvoudiger gaan worden.

Eerste digitale subsidie aanvraagformulier op de website

Ondanks de coronacrisis wordt er binnen de provincie hard gewerkt én successen geboekt. Zo ook bij de afdeling Subsidies binnen team Inkoop, Juridische zaken en Subsidies (IJS). In nauwe samenwerking met de beleidsafdeling en team Informatievoorziening & Automatisering (IEA), staat sinds 2 april het eerste digitale subsidie aanvraagformulier op de website van de provincie Utrecht.

Cluster Functioneel Applicatie Beheer

Functioneel Applicatie Beheer (FAB) is één van de zes clusters binnen team IEA. FAB ondersteunt de organisatie met een stabiel en passend applicatielandschap. Dit wordt enerzijds gerealiseerd door dagelijks beheer, monitoring en Life Cycle Management en anderzijds door vernieuwing vanuit de wensen van de klant en de markt.