Aanbevelingen voor de provincie Utrecht over:

ORGANISATIE: PROCES, AANPAK EN SAMENWERKING

VOORBEREIDING

Een casus uitvoeren vraagt om een voorbereiding waarin voldoende aandacht is voor het bepalen van de opgave. Heeft iedere samenwerkingspartner hetzelfde beeld voor ogen? Wat is het gedeeld belang? Naar welk doel wordt toegewerkt? Wat zijn de kaders voor de samenwerking en waarbinnen ontwikkelingen kunnen plaatsvinden?


Bij de casus 'Wegh der Weegen' bleek dat onvoldoende afgestemd. Tijdens de samenwerking maar ook uit de evaluatie bleek dat beide partijen een ander beeld hadden van de opgave en gewenste samenwerking. Ook bij de casus 'Noorderpark-Ruigenhoek' werd al snel duidelijk dat de gebiedspartners eerst zelf op één lijn moesten komen in de samenwerking, voordat zij via een participatieproces de omgeving betrokken bij de totstandkoming van het toekomstbeeld van het gebied. In de casus ‘Digitaal klimaatportaal’ verliep dat juist soepel: het gedeelde belang was voor alle partijen duidelijk en de daaruit voortvloeiende ambities leverden al vrij snel het gewenste klimaatportaal op.

Neem ruim de tijd voor de voorbereiding wanneer er in een casus gewerkt wordt met partners. Zorg daarbij dat ieders belang en het doel helder is en dat hier overeenstemming over is onder alle partners. Controleer dit geregeld gedurende het proces.

INTERNE PROCESSEN

Interne processen verschillen per organisatie. Wanneer organisaties samenwerken kunnen die verschillen gevolgen hebben voor de inzet van capaciteit, voor interne afstemming en daarmee ook voor de planning van een casus.

Bij de casus ‘Jongeren betrekken bij de energietransitie’ werd bijvoorbeeld duidelijk dat de interne processen van de provincie meer tijd kostten dan die van haar samenwerkingspartners, waardoor de planning onder druk kwam te staan.


Om goed te kunnen samenwerken is het bovendien van belang om vooraf af te spreken wie welke rol heeft binnen een project, welke taken en verantwoordelijkheden bij welke rollen horen en wie welke knopen doorhakt.

Bij samenwerking is een gezamenlijk projectplan met een voor alle partijen reële planning, die ook is afgestemd op hun interne organisatie, een belangrijk instrument voor plezierige samenwerking en een goed resultaat. Dit lijkt een voor de hand liggende aanbeveling, maar de praktijk wijst uit dat dit nog lang niet altijd goed gebeurt.

LEREND PROCES KOST TIJD

Een lerend proces, zoals dit het geval was bij de casussen in het innovatieprogramma, kost tijd en vraagt om flexibiliteit van de samenwerkende partijen. Voor de provincie Utrecht is dit in de praktijk vaak moeilijk te combineren met een strakke casusplanning, zoals bij het hierboven genoemde voorbeeld bij interne processen. Om het proces met andere partijen soepel te laten verlopen en verwachtingen gelijk te houden, is het daarom goed om extra tussentijdse evaluaties in te plannen voor het destilleren van leerpunten en deze direct in het proces te implementeren.

Houd in een lerend proces rekening met extra doorlooptijd en benodigde flexibiliteit.