Aanbevelingen voor de provincie Utrecht over:

DRAAGVLAK, COMMUNICATIE EN KADERS

COMMUNICATIE

In de casussen ‘Vraaggestuurd openbaar vervoer op het Eiland van Schalkwijk’, ‘Natuurprijs de Groene Kroon’, ‘Loket voor vrijkomende agrarische bedrijfsbebouwing’ en ‘Jongeren betrekken bij de energietransitie’ werd direct met externe doelgroepen gecommuniceerd. Elke doelgroep vraagt om een toegespitste communicatieaanpak. Om te weten welke aanpak het meest effectief is, is het van belang de doelgroep goed te kennen. Het inschakelen van ondersteuning die in de doelgroep gespecialiseerd is, kan ervoor zorgen dat de juiste boodschap op het juiste moment de doelgroep ook daadwerkelijk bereikt. Daarnaast is het van belang de casus zo te ontwikkelen dat duidelijk is wat het te bereiken doel precies is en welke doelgroep daarbij hoort.


Terugkijkend op de casus ‘Loket voor vrijkomende agrarische bedrijfsbebouwing’ kan bijvoorbeeld geconstateerd worden dat het concept van een openbaar loket niet comfortabel was voor, en daardoor niet goed paste bij, de doelgroep. Bij natuurprijs de Groene Kroon kwam in de eerste editie (2017) uit de evaluatie naar voren dat de meervoudige doelstelling van de natuurprijs effectieve communicatie onnodig gecompliceerd maakte omdat dit resulteerde in een heel brede en diverse doelgroep. In de tweede editie van de natuurprijs (2019) zijn deze leerpunten meegenomen in de nieuwe aanpak.


De jongerencampagne bij de opgave ‘Energietransitie faciliteren’ sloot perfect aan op de belevingswereld van de doelgroep jongeren. Met vlotte filmpjes voorzien van een passende tone of voice en aangeboden via de juiste social media-kanalen, werden zij op een goede manier aangesproken. Dit zorgde voor veel respons op de campagne.


Ook is communicatie op het juiste moment in verschillende fasen van casussen van groot belang. Door de doelgroep al in een vroeg stadium actief te informeren over de processtappen, kan weerstand voorkomen worden. Zo reageerde de doelgroep bij de casus ‘Vraaggestuurd openbaar vervoer op het Eiland van Schalkwijk’ aanvankelijk met weerstand op de pilot. Zelfs voordat de pilot überhaupt was opgestart. Terwijl halverwege de pilot een tussenevaluatie liet zien dat de gebruikers van het vraaggestuurde openbaar vervoer op het Eiland van Schalkwijk er bovengemiddeld enthousiast over zijn.


Wanneer een casus eenmaal is gestart, is het vervolgens van belang om te blijven communiceren. Het delen van procesinformatie en mijlpalen bevordert betrokkenheid van de doelgroep en heeft een positieve invloed op het draagvlak.

Communicatie met specifieke doelgroepen vraagt om een op de doelgroep toegespitste communicatieaanpak waarin timing, de juiste hoeveelheid informatie, de goede mediakanalen en een duidelijke doelstelling van de casus zorgvuldig worden afgestemd. Hierdoor bereiken we de doelgroep op het goede moment, met de goede boodschap en verkleinen we de kans op weerstand en verkeerde verwachtingen.

PARTICIPATIE

De Omgevingswet vraagt om het betrekken van de omgeving bij besluitvorming. Participatie wordt voor deze betrokkenheid vaak ingezet. Het is daarbij belangrijk dat deelnemers aan participatietrajecten goed weten op welk niveau zij kunnen participeren (inspreken, meedenken, meebeslissen) en dat de overheid de participanten hierover heel duidelijk informeert en kaders stelt. Deze duidelijkheid kan onnodige weerstand, vanwege informatiegebrek, onduidelijke procesinformatie of verkeerde verwachtingen, voor een groot deel voorkomen. Bovendien bevordert dit een passende, nuttige inbreng van participanten.


Participatie kan ook worden ingezet om voor een project het draagvlak te vergroten. De inzet van een onafhankelijke partij is daarbij mogelijk van toegevoegde waarde. Bijvoorbeeld wanneer in een proces wantrouwen bestaat richting overheid en dit belemmerend werkt voor het voeren van een goede dialoog en/of de participatie van de belanghebbenden. Dit was bijvoorbeeld het geval in de casus ‘Participatie windenergie’. Bovendien kan een onafhankelijke partij zich volledig focussen op haar faciliterende taak en een goede afweging maken tussen verschillende belangen.


Ook objectieve instrumenten kunnen een waardevolle bijdrage leveren in processen waarbij er geen goede vertrouwensbasis is. De 3D Windplanner, die op een toegankelijke manier inzichtelijk maakt wat de ruimtelijke impact is van windmolens in verschillende scenario’s, zorgde er in de casus ‘Participatie windenergie’ bijvoorbeeld voor dat communicatie hierover vereenvoudigd werd.

Hoewel goede communicatie en duidelijkheid bij participatie vanzelfsprekend lijken, valt hier nog wel een terrein te winnen. Het begeleiden van een participatietraject door een professionele, onafhankelijke partij kan bijdragen aan meer vertrouwen, minder weerstand en daardoor mogelijk meer draagvlak.

DRAAGVLAK EN WEERSTAND

Niet alle casussen werden met open armen ontvangen en stuitten soms bij aanvang op weerstand vanuit het gebied. Naast zorgvuldige communicatie over proces en processtappen is het aan te bevelen om te zoeken naar een gemeenschappelijk doel met de belanghebbenden. Zoek vanuit dat perspectief naar een vorm van samenwerking of participatie, van waaruit een gedragen resultaat kan voortvloeien.


Daarnaast is het goed dat de provincie Utrecht zich bewust is van de geschiedenis van een gebied. Door vooraf de geschiedenis met bijbehorende gevoeligheden goed op het netvlies te hebben, kan eventuele weerstand voorkomen of beperkt worden. Bij de casus ‘Noorderpark-Ruigenhoek’ bijvoorbeeld, bleek deze historische kennis van belang te zijn.


Draagvlak en steun van externe belanghebbenden is essentieel voor een succesvolle aanpak. Maar zeker ook intern is er (bestuurlijk) commitment nodig. Daarbij is het essentieel dat ambtelijke en bestuurlijke opdrachtgevers betrokken zijn bij het formuleren van de ambities en het eindbeeld van een casus. En om hen te blijven betrekken bij de voortgang van de casus, zowel op inhoud als op proces. Door te experimenteren stapt de provincie vaak buiten haar gebruikelijke werkwijzen. Dit kan zorgen voor knelpunten. Ambtelijk en vooral bestuurlijk draagvlak is dan van groot belang.